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杜康

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日志

 
 

(连载)管理无小事——缺勤管理  

2007-09-07 12:01:35|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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问题事典:

  (1)贾炳灿同志是1984年调任上海液压件三厂厂长的。他原是上海高压油泵厂厂长,治厂有方,使该厂连获"行业排头兵"与"优秀企业"称号,已是颇有名望的管理干部了。这次是他主动向局里请求,调到这问题较多的液压件三厂来的。局里对他能迅速改变这厂的落后面貌寄予厚望。

  贾厂长到任不久,就发现原有厂纪厂规中确有不少不尽合理之处,需要改革。但他觉得先要找到一个能引起震动的突破口,并能改得公平合理,令人信服。

  他终于选中了一条。原来厂里规定,本厂干部和职工,凡缺勤者一律扣当月奖金1元。他觉得这规定貌似公平,其实不然。因为干部们发现自己可能来不及了,便先去局里或公司兜一圈再来厂,有个堂而皇之的因公晚来借口免于受罚,工人则无借口可依。厂里400来人,近半数是女工,孩子妈妈,家务事多,早上还要送孩子上学或入园,有的甚至得抱孩子来厂入托。本厂未建家属宿舍,职工散住全市各地,远的途中要换乘一两趟车;还有人住在浦东,要摆渡上班。碰上塞车`停渡,尤其雨、雪、大雾,尽管提前很早出门,仍难免缺勤。他们想迁来工厂附近,无处可迁;要调往住处附近工厂,很难成功,女工更难办。所有这些,使缺勤不能责怪工人自己。贾厂长认为应当从取消这条厂规下手改革。

  有的干部提醒他,莫轻举忘动,此禁一开,纪律松弛,不可收拾;又说别的厂还设有考勤钟,缺勤一次扣10元,而且是累进式罚款,第二次罚20元,三次罚30元。我厂才扣1元,算个啥?

  但贾厂长斟酌再三,这条一定得改,因为一元钱虽少,工人觉得不公、不服,气不顺,就影响到工作积极性。于是在3月末召开的全厂职工会上,他正式宣布,从4月1日起,工人缺勤不再扣奖金,并说明了理由。这项政策的确引起了全厂的轰动,职工们报以热烈的掌声。

如果你是贾厂长,你准备怎样来对待员工缺勤的问题?你想采用什么样的激励手段和管理方式?

  (2)2004年1月,某知名公司以连续旷工15天为由,单方解除了高级管理人员张某的劳动合同关系,并及时办理了退工等相应手续。2004年3月份,张某向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁,要求支付经济补偿金。

  庭审中,双方各执一词:张某拿出了自己手写的请假条以及另一名高级管理人员的签字证明,用以证明这期间属于请事假而非旷工;而用人单位则出具了经过张某曾经签收的《员工手册》。该《员工手册》明确规定了包括该名高级管理人员在内的各级员工的请假审批程序,如"三天以上事假申请程序:经理、副经理请假应当填写单位统一制定的事假申请表,并经总裁和人事部经理批准,未经批准不得擅自缺勤"。同时,单位还规定了"连续旷工十天以上属于严重违反规章制度,可以解除劳动合同关系"。

  在企业的人力资源管理活动中,管理者总是会注意薪酬管理、绩效管理和培训管理等相对重要的管理,而忽视一些基础性的管理,比如企业的缺勤管理。因为缺勤,在短期内,经理们是不会察觉到具体小时,你很难量化出他所造成的损失,甚至在当时几乎不产生的损失。试想员工迟到半个什么损失。就像水滴到石头上,根本无损石头。但从长期来讲,一直忽视这点将会产生水滴石穿的严重后果。比如因员工心中的积怨而产生的效率损失,企业文化受到破坏以及对企业不利的一些习惯的形成等。

  事实上,缺勤管理是非常重要的。它涉及到员工的导入教育、组织化过程、报酬及福利等。当然它还直接影响着员工的工作士气和忠诚度,并可能带来工作中的冲突。然而,如果企业仅仅想通过制定一份完好的出勤管理制度来达到规范员工出勤的目的,只能陷入自己的一厢情愿,因为理想往往与现实是有差距的。比如说出勤管理制度执行不好或不当,毕竟制度是死的,人是活的。完全依赖出勤制度有时是根本无法有效解决缺勤问题。

  对企业而言,做好缺勤管理,至少能产生以下几个优势:

  一是能使人员的闲置效率有效发挥出来。首先有的缺勤是不可避免的,但很多缺勤是由小病或者其他没必要的原因造成的。其次能让出勤良好的员工摆正工作心态,认真做事。因为一个完善的缺勤管理系统给员工提供了一个公平一致的工作环境;

  二是能让企业在解决缺勤问题中完善自己。因为很多问题并不是出在员工身上,所以管理者必须从自身中找到根源并有效解决。这有利于企业制度的规范化和进一步发展。同时缺勤管理还能辐射影响企业内部的其他细节管理,比如加班管理、文件管理等;

  三是能使企业更具有凝聚力。因为在对缺勤进行管理时,企业如果能了解缺勤原因并能有效解决,就能增强员工对企业的认同感和归属感。这不仅能发挥出员工的积极性和创造性,还节省了企业内部的绩效管理的成本。

  对任何一家企业而言,重视缺勤管理是不可缺少的一个环节。对于出勤的管理,胡克塞斯基(Huczynski)和费茨帕特里克(Fitzpatrick)早在1989年就提出了ALIEDIM模型。该模型如下:

  A:评估(Assess):考察测度缺勤的问题,判断其在现实中的严重程度,同时计算出因为缺勤而导致的直接和间接成本;

  L:定位(Locate):找到组织中问题最严重的地方并对其中的缺勤问题进行定位。确定哪个团体、部门和机构出了问题,需要着重对付;

  I:确认(Identify):确定并将缺勤的原因排序,看看找到缺勤的原因是什么,是和工作有关,还是和员工群体有关,还是和对他们的监督管理或其他原因有关;

  E:评价(Evaluate):评价目前对缺勤的管理方法,对于所发现的缺勤来讲该方法是不是最合适的,同时评价目前的系统在实际中能否正常的工作(如员工是否打电话给直线经理来报告缺勤事件);

  D:设计(Design):在设计缺勤管理方案时,选择对企业最适合的方案之前,要考虑大量的备选方案。这里要考虑的重要因素有企业文化、运行成本等;

  I:执行(Implement):为变革做好准备、预期,保证员工对新方案的一定认同度,保证企业其他方面同新方案的相互兼容,克服对提出的计划的任何抵触;

  M:监督(Monitor):观察缺勤管理方案的实施效果,并不断地改进方案,同时评估新的方案带来的收益。

  事实上,ALIEDIM模型我们可以简化为一个出勤管理周期模型,它包括一个四步骤的循环过程,这四步骤分别是:确定缺勤需求;选择和设计方案;实施缺勤管理方案;效果评估。

  1.确定缺勤需求

  实施这个模型,我们首先必须识别缺勤需求。缺勤需求识别指的是一种过程,该过程是从个人与组织层面上发现和确认缺勤原因。它一般存在于工作要求与当前水平之间存在的差距中。在进行缺勤管理时,这是第一步。如果企业没有真正认识到自己企业的缺勤原因,则在进行出勤管理时针对性是很小的。比如说员工是因为婚姻问题而出现严重缺勤,这时盲目利用制度来制裁是没有多少效果的,反而又会增加员工对企业的反感乃至仇恨。

  在企业层面上的缺勤需求识别,可以利用企业预先建立的缺勤预警系统。这个系统内部包含一些重要的已经量化的指标。如果企业内部出勤比较良好,企业是无需在这方面投入很多精力的。这里有几个办法可以量化个人、部门和组织的缺勤水平。比如确立缺勤的总天数和总次数等。一旦在规定时期内超出或将要超出,则要开始重视缺勤管理。个人层面上的识别是要辨别出特殊的缺勤需求。一般可以采取访谈、问卷调查和现场观察等方式进行。找到个人缺勤原因以求从根本上为解决这些问题提供信息。最后,要使企业能正确进行缺勤需求识别,还应在进行过程中满足一个条件,就是着眼未来。比如管理者如不考虑收集有关缺勤原因的信息,时间长了将无法回想出这些原因。这样会浪费资源并减低管理效率。现在一些企业已经设计出许多精巧的模型来分析缺勤是否是故意的,将其分为许多不同的原因。如果建立信息分析系统,则进行缺勤管理就更加容易。

  2.设计与实施
了解缺勤需求后,企业就要开始规划和设计方案并加以实施。为了有效解决缺勤问题,企业必须利用好原先建立的信息系统。如果是员工普遍存在的缺勤原因,企业应该要充分反映到企业的员工考勤制度里,采取一视同仁的管理手段,有必要时采取相应的惩罚措施。因为是普遍的缺勤现象,问题一般不会出在员工身上,所以这时企业应修正出勤管理制度。但是如果发现缺勤原因是个别的,比如员工在最近的时期内遇上了重大的问题,或其最近的行为与过去长期的行为不一致时,进行惩戒可能将使事情更糟,而咨询或独立的帮助可能更加适合。因为这些工作中出现的问题的根源很有可能是在工作之外。当然,工作中出现的问题也会影响到员工生活的其他方面。这时企业可以进行员工帮助计划。

  员工帮助计划,近年来在西方国家被愈来愈多的采用,因为它对企业和员工都有很多好处。员工可能发现如果他们不再为个人或工作上的问题而烦恼,他们将能更有效的在工作中发挥作用,而且平时工作压力减少,在团队中工作的更好,工作的成果质量更高;企业可能发现,员工流动率降低,出勤率提高,生产率提高以及有了更好的顾客服务,并从这些变化中获得收益。这些都能导致企业获得更高的赢利率和竞争优势。所以员工帮助计划具有广泛性和整合性,其结果不仅提高了出勤率,而且增加了赢利能力和生产能力。

  3.效果评估

  最后,企业还要对管理结果进行评估。缺勤管理的效果的好坏以及管理过程中的经验与教训,可以通过出勤结果的评估来完成。出勤评估就是努力收集有关方案实施效果的反馈信息,然后根据这些信息对缺勤管理的价值做出评价。评估一般包括以下几个方面的内容:一是评估方案的选择,二是清楚知道评估的目的和范围,三是判断的标准,四是识别出方案需要改进的部分。

  评估方式是多种多样的,最好是在缺勤管理方案实施开始就进行相关的整理工作,同时可以借助许多工具来进行效果评估。例如对工作表现进行观察、面谈以及采用问卷调查、业绩资料的收集。每种方法都能构成出勤效果全面评价中的一个有用的组成部分。我们最终希望企业通过缺勤管理能对企业的整体业绩产生明显的影响。虽然我们缺乏精确测量方法来测出到底对企业业绩的准确影响程度,但至少我们乐意利用以前的业绩数据进行对比分析。同时要强调的是对企业业绩的影响因素是很多的,这点在分析时必须考虑进去。

  管理启示:

  缺勤是企业普遍避免不了的问题,如何管理缺勤就成了企业发展的大问题。人性化管理,员工帮助计划等等都是一解决小问题来凝聚企业合理的成功经验。企业要良性发展,绝对不能忽略缺勤这个小问题。

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