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杜康

强壮,所以离群而居!

 
 
 

日志

 
 

(连载)管理无小事——会议中的困难  

2007-10-09 10:56:22|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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问题事典:

  某公司销售部门就目前销售业绩不佳的问题召开了一次会议,会议参加人员是各个团队领导和员工代表,部门领导张经理为这次会议的主持人.张经理让会议准备人员把会议的时间,地点提前告诉了参加人员,并对会议上要讨论的问题提前发送给他们,让他们准备自己如何在会议上发言,提出自己的观点和建议.

  但是事实上会议的召开并不是那么顺利,首先会议开始的时间到了,但是参加人员并没有到齐,会议大概开始了10分钟以后,团队成员小王才到会场.

  会议进行一半的时候,有的人员将自己感兴趣的话题提了出来,大家讨论起了现在政府机构减员的事情,张经理为了把他们的注意力拉回会议的主题上来.张经理趁机让员工小李对目前销售情况提出自己的建议,小李本来就是一个擅长演讲的人,他滔滔不绝的讲起来,并没有考虑其他员工的感受,有的员工对他的建议并不赞同,有些人就交头接耳地低声说起来.这时员工小张针对他的意见提出了自己的看法,两人的看法不同,争论变成了争吵.

  开会时,常常遇到老板不满意某位同事的报告或观点,或会议进行一半时,同事因意见不同而造成尴尬的气氛。作为管理者,该怎么打圆场,好打破僵局,继续进行会议呢?

  若是公司内部会议进行一半时,上司因不同意某位同事的想法而加以斥责时,其它同事可以试着先以"异中求同"的方式来化解僵局。

  由于与会者都是针对某一特定议题,透过会议来彼此讨论观点,其中必有部分相似之处,而非只有"零"或"一百"两个极端的战争。因此,其它人可以先分析主管的想法,再罗列另一位同事的观点,例如"主管,你的想法有A、B、C,而他的意见是A、C、D,其实你们都认为A与C是可行的",找出中间交集之处后,特别针对相似之处加以讨论来和缓尴尬的气氛。

  如果上司当时是对某位部属的情绪反应、或是同事间意见不同时,那么,我建议最好的方式是停止争吵,由会议主持人宣布休会5至10分钟,先让双方冷静一下,气氛稍稍和缓之后再持续会议讨论。

  另外,你也可以先跳开这个争议的话题,选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论,同时,个性较为活泼、广为大家接受的同事可以主动胡扯些适宜的话,来化解突然冷却的气氛、打破僵局。当气氛和缓后,再继续进行议程。

  除了公司的内部会议时有尴尬情景发生,对外的会议,尤其是对客户报告或讨论的会议,也常会有意见相左而争执不下的情形。

  异中求同是一个最有效化解尴尬的方式。先综合列出客户的想法,再聚焦点出双方意见相近之处,特别集中讨论,同时提出适宜的解决方案。

  但所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式来得有效。在与客户开会前,公司内部先预演,设定好讨论议题的顺序,针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题,先做好沙盘推演,甚至先假设客户可能提出的各式问题,准备最为合宜的答复,并且及时提出解决之道。

  会议前若有充分的准备,就能尽量避免会议僵局,也就不用时时出来打圆场了。

  管理启示:

  所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式有效。在与客户开会前,公司内部先预演,设定好讨论议题的顺序,针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题,先做好沙盘推演,甚至先假设客户可能提出的各式问题,准备最为合宜的答复,并且及时提出解决之道。
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