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杜康

强壮,所以离群而居!

 
 
 

日志

 
 

学会对同事说"不"  

2009-12-16 09:48:23|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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身处职场,你一定经常遇到这样的问题:一位同事突然开口让你帮他做一份难度很高的工作。答应下来吧,可能要连续加几个晚上的班才能完成,而且这也不符合公司的规定;拒绝吧,面子上实在抹不开,毕竟是多年的同事了。应该怎么找一个既不会得罪同事、又能把这项工作顺利推出去的理由呢?

  有人会直接对同事说:“不要,就是不要!”这绝对不是最佳的选择,可能会让你和同事以后连朋友都没得做;

  有人会推托说:“我能力不够,其实小A更适合。”那你有没有想过当同事把你的这番话说给小A听时,他会做何反应?

  有人会不好意思地说:“我真的忙不过来。”理由不错,可是只能用一次,第二次再用时,你面对的一定是同事疑惑的眼光。

  这些好像都不是最佳拒绝理由,那我们到底应该怎样婉转地拒绝Office中的不合理请求呢?

  秘诀一:先倾听,再说“不”

  当你的同事向你提出要求时,他们心中通常也会有某些困扰或担忧,担心你会不会马上拒绝,担心你会不会给他脸色看。因此在你决定拒绝之前,首先要注意倾听他的诉说——比较好的办法是,请对方把处境与需要,讲得更清楚一些,自己才知道如何帮他。接着向他表示你了解他的难处,若是你易地而处,也一定会如此。

  倾听能让对方先有被尊重的感觉,在你婉转表明自己拒绝的立场时,也比较能避免伤害他的感觉,或让人觉得你在应付。如果你的拒绝是因为工作负荷过重,倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你份内的工作,而且是否包含在自己目前重点工作范围内。或许你仔细听了他的意见后,会发现协助他有助于提升自己的工作能力与经验。这时候在兼顾目前工作原则下,牺牲一点自己的休闲时间来协助对方,对自己的职业生涯绝对有帮助。

  倾听的另一个好处是,你虽然拒绝他,却可以针对他的情况,建议如何取得适当的支援。若是能提出有效的建议或替代方案,对方一样会感激你。甚至在你的指引下找到更适当的支援,反而事半功倍。

  秘诀二:温和坚定地说“不”

  当你仔细倾听了同事的要求、并认为自己应该拒绝的时候,说“不”的态度必须是温和而坚定的。好比同样是药丸,外面裹上糖衣的药,就比较让人容易入口。同样地,委婉表达拒绝,也比直接说“不”让人容易接受。

  例如,当对方的要求是不合公司或部门规定时,你就要委婉地表达自己的工作权限让对方知道,并暗示他如果自己帮了这个忙,就超出了自己的工作范围,违反了公司的有关规定。在自己工作已经排满而爱莫能助的前提下,要让他清楚自己工作的先后顺序,并暗示他如果帮他这个忙,会耽误自己正在进行的工作,会对公司与自己产生较大的冲击。

  一般来说,同事听你这么说,一定会知难而退,再想其他办法。

  秘诀三:多一些关怀与弹性

  拒绝时除了可以提出替代建议,隔一段时间还要主动关心对方情况。

  有时候拒绝是一个漫长的过程,对方会不定时提出同样的要求。若能化被动为主动地关怀对方,并让对方了解自己的苦衷与立场,可以减少拒绝的尴尬与影响。当双方的情况都改善了,就有可能满足对方的要求。对于业务人员,例如保险业者面对顾客要求,自己却无法配合时,这种主动的技巧更是重要。

  拒绝的过程中,除了技巧,更需要发自内心的耐性与关怀。若只是敷衍了事,对方其实都看得到。这样子有时更让人觉得你不是个诚恳的人,对人际关系伤害更大。  总之,只要你是真心地说“不”,对方一定会体谅你的苦衷。

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